Výročka s AI – méně psaní, více přemýšlení

Výroční zpráva. Dokument, o němž celý rok víme, že přijde. Podklady v tabulkách, dokumentech, e-mailech, něco mají kolegové a něco máme jen v hlavě. Právě tady dává zapojení AI smysl. Ne tím, že výroční zprávu napíše za nás, ale tím, že nám pomůže udělat si v tom všem trochu pořádek.

AI totiž naši školu nevedla. Nechodila po jejích chodbách, nebyla na poradách, nezná naše žáky ani kolegy a neví, co pro nás bylo v uplynulém roce skutečně důležité. Může však být docela dobrým parťákem v třídění podkladů, hledání souvislostí, kladení otázek, upravování textu nebo upozornění na něco, co jsme při několikátém čtení už přestali vidět.

Jak na to prakticky?

1. Začněme tím, co máme.

Loňská výroční zpráva, plány, tabulky, přehledy, podklady od kolegů a mnoho dalšího. Místo přemýšlení, kde vlastně začít, můžeme nejprve požádat AI, aby nám pomohla udělat inventuru.

Třeba:

„Projdi tyto podklady a vytvoř přehled informací, které mohu využít při zpracování výroční zprávy. Nic nedoplňuj ani nevymýšlej. Upozorni mě také na oblasti, ke kterým mi podklady chybějí. Loňskou výroční zprávu používej pouze jako orientaci pro strukturu, nikoli jako zdroj aktuálních údajů.“

První výsledek tak může být jednoduše mapa toho, co už máme a co ještě potřebujeme zjistit.

2. Nechme AI, ať se ptá.

Tentokrát můžeme role jednoduše obrátit. Místo dlouhého zadání necháme AI, aby se ptala ona.

„Ptej se mě postupně na informace, které potřebuješ k doplnění této části výroční zprávy. Pokládej vždy jednu otázku. Z mých odpovědí potom připrav návrh textu.“

Najednou nesedíme nad prázdnou stránkou. Vedeme rozhovor. A právě při odpovídání se někdy objeví věci, které bychom při běžném „sepisování výročky“ možná přehlédli. Co se letos podařilo? Co se změnilo? Čemu jsme věnovali větší pozornost? Co nám zkušenost z uplynulého roku ukázala?

AI se tak z pisatele může stát spíše partnerem pro reflexi.

3. Dejme číslům možnost něco říct.

Výroční zpráva obsahuje řadu údajů. AI může pomoci s jejich porovnáním, hledáním změn nebo s formulováním otázek, které nás nad čísly možná nenapadly.

Například:

„Porovnej tyto údaje s předchozím obdobím. Upozorni na výraznější změny a navrhni otázky, které bych si nad nimi měl jako ředitel položit. Nevysvětluj příčiny bez podkladů.“

Poslední věta je docela důležitá. AI totiž umí velmi přesvědčivě vysvětlit i něco, o čem ve skutečnosti nic neví. Čísla může porovnat. Jejich význam pro naši školu ale známe především my.

4. Udělejme z AI redaktora, ne ředitele.

Někdy už víme přesně, co chceme říct. Jen to máme na půl stránky. Nebo ve čtyřech odrážkách. Nebo ve větě, která začala v pondělí v podvečer a skončila třeba ve středu dopoledne.

I tady může AI pomoci:

„Uprav tento text tak, aby byl stručný, věcný a srozumitelný. Zachovej fakta, význam i můj styl. Nic nového nepřidávej.“

Můžeme ji požádat také:

„Zkrať text o třetinu.“ „Najdi opakování.“ „Navrhni přehlednější strukturu.“ „Ukaž mi místa, která znějí příliš obecně.“

AI může být docela dobrý redaktor. Ředitelem školy, ve které nikdy nebyla, je podstatně horším.

5. Nakonec jí půjčme červenou tužku. Nebo zelenou?

Když už je výroční zpráva téměř hotová, můžeme AI přizvat ještě do jedné užitečné role, tentokrát jako pozorného a kritického čtenáře.

„Projdi celý dokument jako kritický redaktor. Hledej rozpory, duplicity, nejasné formulace, rozdílné údaje na různých místech a části, které působí nedokončeně. Nic sám neopravuj. Vytvoř mi seznam míst, která mám zkontrolovat.“

Po mnoha hodinách práce totiž některé věci jednoduše přestaneme vidět. Druhý pár očí se hodí. I když je digitální. A pokud patříme k těm, kteří červenou tužku odložili, klidně jí půjčme zelenou. AI se přizpůsobí.

A k čemu jsme vlastně ušetřili čas?

Největší přínos může být právě tady. Nejde totiž jen o to vytvořit výroční zprávu rychleji. Čas, který díky AI nevěnujeme přesouvání odstavců, hledání duplicit nebo nekonečnému upravování formulací, můžeme využít k něčemu podstatnějšímu.

K přemýšlení nad tím, co nám výroční zpráva vlastně říká o naší škole. Co se za rok změnilo. Kam jsme se posunuli. Co se nám podařilo. Co chceme zachovat. A kam chceme směřovat dál.

AI pomáhá. Odpovědnost zůstává.

AI může třídit, porovnávat, formulovat, ptát se a upozorňovat. Neměla by si domýšlet. Čísla, jména, data, povinné údaje i konečné formulace proto zůstávají na naší kontrole. Stejně tak je potřeba přemýšlet, jaké dokumenty do konkrétního nástroje vkládáme a zda neobsahují osobní či jiné citlivé údaje, které do něj nepatří.

Výroční zpráva zůstává zprávou školy a odpovědností jejího ředitele, nikoli umělé inteligence. AI za nás naši školu nezhodnotí ani nerozhodne, co je v jejím příběhu podstatné. Může nám ale pomoci utřídit podklady, najít souvislosti, položit správné otázky a dát našim myšlenkám srozumitelnou podobu.

Kávu k výroční zprávě nám AI zatím neuvaří. Ale třeba díky ní alespoň jednou nevystydne.