Příprava tzv. zahajovací porady

Zahajovací porada nemusí být jenom o datech, číslech nebo dokumentech. Může to být moment, kdy nastavujete atmosféru celého školního roku. Zaměstnanci si z ní neodnesou jen termíny a úkoly – odnesou si především pocit, jak se bude ve škole letos pracovat.

Na co se při přípravě zaměřit?

1. Začněte u sebe.

Než otevřete PowerPoint nebo kalendář, zkuste si odpovědět na tyto otázky:

• Co chci, aby si kolegové z porady odnesli?
• Jakou atmosféru chci vytvořit?
• Které lidi potřebuji nejvíce podpořit?
• Jakou vizi chci pro nový školní rok sdílet?

Teprve potom začněte sestavovat obsah porady.

2. Organizace je základ klidu.

Připravte zaměstnancům maximum informací předem. Harmonogram přípravného týdne, termíny školení, třídnických porad i důležitých akcí výrazně sníží množství dotazů a nejistoty.

Čím méně budou kolegové řešit organizační chaos, tím více energie jim zůstane na žáky.

3. Informace rozdělte do logických bloků.

Místo dlouhého seznamu bodů můžete poradu rozdělit do menších celků:

• organizace školního roku,
• personální změny,
• nové projekty a investice,
• pedagogická témata,
• ekonomické a provozní informace,
• dokumentace a termíny.

Lidé se v informacích lépe orientují a snáze se k nim později vracejí.

4. Myslete na nové kolegy.

Pro nové zaměstnance bývá první týden nejvíce stresující. Připravte pro ně jednoduchý checklist základních informací v novém pracovním prostředí:

• klíče,
• notebook,
• přístupy do systémů,
• parkování,
• kontaktní osoby,
• základní dokumenty.

Zdánlivé drobnosti často rozhodují o tom, jak rychle se nový kolega ve škole zorientuje.

5. Nekončete administrativou.

Na závěr porady připomeňte společnou vizi školy.

• Jaké jsou vaše priority?
• Co chcete letos dělat jinak/stejně/obdobně?